Promoções e Eventos – Qual a relação?
Empresários, gestores ou artistas das mais diversas vertentes não raro se deparam com a decisão de realizar eventos. Ao procurar na internet por empresas especializadas nesse ramo, invariavelmente se deparam com agências de promoções e eventos, mas alguns devem se perguntar qual a relação que leva essas duas palavras a andarem sempre tão juntas.
Evento e promoção são coisas diferentes e nem sempre estão juntas. É possível fazer uma promoção sem que ocorra um evento, assim como é possível realizar um evento não promocional.
Promoção é um dos chamados “4Ps” de marketing. Consiste no ato de divulgar uma ideia ou um produto de modo a atingir os objetivos de marketing da empresa. Uma campanha publicitária, por exemplo, seja no rádio, na televisão ou na internet, é uma ação promocional. Uma campanha de degustação em pontos de venda é uma ação promocional.
Falando em degustação em ponto de venda, quem já teve a oportunidade de observar uma deve ter visto algumas moças bonitas e simpáticas que oferecem a degustação. Essas meninas são contratadas muitas vezes por agências de promoções e eventos. O departamento de marketing da empresa planeja a campanha e organiza a ação promocional com o apoio da agência de promoções e eventos, que contrata e treina o pessoal.
Mais afinidades
A familiaridade vai muito além. Quando alguém vai a um show musical está indo a um evento, mas, a priori, não se trata de uma ação promocional. A agência de eventos é encarregada da logística, da segurança, dos bastidores e tudo que envolve a garantia de que o evento acontecerá a contento.
Não obstante, um evento musical envolve patrocinadores, que, ao patrociná-lo, estão associando suas marcas ao sucesso ou ao fracasso do mesmo. Há empresas que compram a exclusividade no fornecimento de bebida, lanches, etc. É possível aferir daí a responsabilidade de uma agência de eventos, pois o sucesso promove; já se o evento for um caos, todos os envolvidos saem chamuscados.
Entre as táticas promocionais de marketing estão os eventos promocionais. A empresa pode criar seu próprio evento ou participar de eventos setoriais, como feiras e exposições. Nesse tipo de tática promocional as agências de promoções e eventos são parceiros indispensáveis, pois conhecem a dinâmica, a logística e os profissionais que vão garantir o sucesso do empreendimento, participando, inclusive, do planejamento.
Há eventos institucionais, que podem ou não ter caráter promocional. Na verdade, mesmo quando não está em pauta a promoção de uma marca ou produto, até mesmo os eventos institucionais possuem o caráter promocional. Quando ocorre um seminário, um simpósio, um workshop ou uma palestra está em jogo a clara intenção de promover uma ideia. Pode estar em questão a promoção do intercâmbio de conhecimento e do crescimento mútuo.
Serviços e profissionais envolvidos em uma agência
De qualquer forma, cabe à agência garantir que o evento seja um sucesso. Essa é a função de uma agência de promoções e eventos. O papel da empresa, ainda que tenha um viés de planejamento, é essencialmente operacional.
Curiosamente, para não restar dúvidas da familiaridade entre eventos e promoções, o principal elemento de uma agência é chamado de “promotor ou promoter”. O promotor de eventos é aquele que cuida de todos os detalhes, contratando profissionais, segurança, buffet, iluminação, som e música.
Cabe ao promoter cuidar da logística, coordenar a equipe da agência e garantir que o evento saia de acordo com o planejado, em perfeita sintonia e alinhamento com os objetivos a serem alcançados.
Além dos promotores, as agências contam com um portfólio de profissionais especializados em recepção, supervisão, fotografia, locução, hostess, figuração e limpeza, além de top waiters, atores, equipe de brigadistas, carregadores, modelos e buffets.
